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12. Juni 2015

7 Schritte: So kommen Aufgaben in die App & wieder raus

Sie haben die beste Aufgaben-App für sich gefunden. Was machen Sie jetzt damit? Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie Ihre Arbeit damit besser organisieren können.

Wir haben viel zu Tun und es wird täglich mehr. Nachweislich entlastet es uns das Alles aufzuschreiben, das gerade Richtige auszufiltern und sich darauf zu konzentrieren (vgl.  6 Things the Most Organized People Do Every Day). Aber wie?
Die schlechte Nachricht: Das muss jeder für sich selber herausfinden und immer wieder an seine geänderten Bedürfnisse anpassen.
Die gute Nachricht: Zum Glück muss nicht jeder bei Null anfangen. Darüber, wie das am besten geht, haben sich diverse Leute Gedanken gemacht und man kann sich das nach eigenem Gutdünken zu Eigen machen.

Es beginnt immer mit einem oder mehreren Eingangskörben. Email ist bei vielen der wichtigste. (Ob der Masse und der Probleme damit ist Einfallstor vielleicht die bessere Analogie.;-) Dazu kommen noch eigene Notizen aus Telefonaten, Besprechungen, Fundstücken, kreativen Einfällen usw.

Wichtig ist: Alles was eine Aufgabe ist muss an einer Stelle zusammen geführt werden. Bei mir ist das die Aufgabenliste in Outlook. Die Lebensdauer auf Notizzetteln, Sprachmemos,...  versuche ich möglichst kurz zu halten. Mindestens einmal am Tag wird alles in Aufgaben gefasst und dort mit den für die Planung notwendigen Informationen versehen. Ausnahme: Wenn die Erledigung bis zu drei Minuten dauert, erledigte ich es sofort, denn für solche Schnellschüsse lohnt sich der Planungsaufwand nicht.
High Flow von Stuart Williams lizenziert nach CC BY-NC-ND 2.0

Welche Informationen zu einer Aufgabe notwendig sind, hängt vom Planungsprozess ab. Meine Mindestanforderung sind:
Damit kann ich in meinem Minimalprozess losgehen:
  1. Was ist in den kommenden 24 Stunden wichtig und dringend? Dafür habe ich 75-90 Minuten reserviert. Wenn das nicht reicht, dann finde ich entweder mehr Zeit oder die nicht so dringenden oder wichtigen Dinge müssen bis morgen warten.
  2. Für wichtige aber nicht dringende Aufgaben nehme ich mir pro Tag möglichst zwanzig Minuten. Dazu gehören insbesondere alle Aufgaben, die der Produktivitätssteigerung dienen.
  3. Bleiben noch 15 Minuten, um Dringendes aber nicht Wichtiges zu delegieren oder - zweite Wahl - selber zu erledigen.
  4. Wenn die Aufgabe abgeschlossen abhaken bzw. - insbesondere wenn es noch nicht so weit ist - darin vermerken was für die nächsten Arbeitsschritte wichtig ist.
  5. Einmal die Woche empfiehlt es sich zu prüfen, dass alle aktiven Projekte wenigstens eine konkrete Aufgabe haben, die sie weiter bringt. Auch die Einschätzungen bzgl. wichtig/dringend zu aktualisieren, hilft beim Erreichen der richtigen Ziele.
Nach meiner Erfahrung geht weniger Formalismus nicht - zumindest bei meinem Arbeitspensum. Weniger reicht vermutlich für weniger, aber wenn Sie bis hier dabei geblieben sind, ist das vermutlich nicht ihr Problem.
Real treibe ich persönlich mehr Aufwand, um mehr Qualität zu erreichen. Aber da spielt so viel Individuelles hinein, dass es einen Artikel überfrachten würde - kurzer Rat, guter Rat. Und in richtig guten müssen Sie mehr investieren. 

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