Werbung

16. Mai 2015

Aufgabenverwaltung mit Software: Das muss sie bieten

Auch wenn es mehr braucht als Software, wenn man sich auf die Suche nach der richtigen Software zur Aufgabenverwaltung macht, ist man immer in Gefahr den Durchblick zu verlieren. Es ist schwer den Überblick zu behalten welche was bietet und was braucht man wirklich? Oft überstrahlt eine gelungene Oberfläche funktionale Mängel. Oder man ist überrascht, dass eine App zwar die eine Funktion perfektioniert, die andere aber völlig fehlt.
In solchen Situationen hilft eine Checkliste mit dem für einen selbst relevanten Funktionen. Hier meine Kriterien als Grundlage für Ihre eigene Checkliste.
Trail Starts Here von Krista Johanson

Das absolute Minimum

*Noch bevor wir zu den 'inneren Werten' solcher Apps kommen, ist der erste Stolperstein, wie man Aufgaben aus Emails usw. in die App bekommt. Dazu müssen Sie sich im Klaren sein, wo Ihre Aufgaben entstehen: im Gespräch (d.h. Eingabe mit Hand oder Sprache), aus Emails, Online-Plattformen, Webseiten etc. Wie bekommen Sie die Informationen von dort in die App, auf dem Rechner, auf dem Androiden? Manchmal geht das nur mit Tricks (vgl. Ergänzung am Ende von Ein Traum von Email...). Wenn das zu umständlich ist oder gar nicht geht, sind Sie mit dieser App fertig.
Ihre Aufgabenverwaltung soll Ihnen den Überblick über Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben bieten. D.h. jede Aufgabe muss mit den folgenden Eigenschaften beschrieben sein:
  • Titel: Kurzbeschreibung, die Ihnen sagt worum es geht
  • Fälligkeitsdatum, das auch leer sein darf
  • Priorität: mindestens wichtig oder nicht, meistens hoch / normal / niedrig
Überraschenderweise gibt es viele Applikationen, bei denen es schon an diesen Grundlagen mangelt.

Passen Sie zueinander? 

Über die puren Eigenschaften der Aufgaben hinaus sollte die Applikation zu Ihnen, Ihrem Umfeld und Ihrer Technik passen:
  • Die Oberfläche sollte Sie nicht abstoßen. ( Farbkombinationen gibt es!)
  • Die Bedienung sollte zu Ihnen und Ihrem Gerät passen z.B. nicht durch zu kleine Bedienelemente erschwert werden.
  • Was benutzen die Menschen um Sie herum? Gleiche Technik macht das Teilen leichter.

Wir sind nicht zum Spaß hier!

Da die Arbeit ein wichtiger - wahrscheinlich der größte - Anteil der zu organisierenden Aufgaben ist, sind auch die Vorgaben des Arbeitgebers Minimalanforderungen. Aber leider sind sie nicht mal in einem Unternehmen unveränderlich. Sie können für Menschen unterschiedlich sein und was gestern noch ging, kann heute als Sicherheitsrisiko unterbunden werden. Da hilft meist nur Ausprobieren, z.B.:
  • Dürfen Sie Software auf dem Smartphone bzw. Desktop installieren? Mit welchen Einschränkungen (Firmen-App-Stores, spezielle Arten wie Outlook-Add-Ins, ...)?
  • Kann das Smartphone mit dem Desktop über WLAN etc.  kommunizieren? Geht (nur) USB-Kabel?
  • Darf die Information in Ihren Aufgaben überhaupt das Unternehmen verlassen?
  • Dürfen Cloud-Dienste genutzt werden? Welche?
Tall modern glass architecture by Michael & Christa Richert

Kaufen Sie hartes Brot?  

Über das o.g. absolute Minimum an Aufgabeneigenschaften hinaus, erleichtern die folgenden nach meinen Erfahrungen das Arbeiten. Jede für sich mag für Sie mehr oder weniger bedeutend sein:
  • Beschreibung: Ein großes Feld für Notizen etc. zur jeweiligen Aufgabe. Dann muss man nicht woanders danach suchen.
  • Status: Wenn ich es recht bedenke,  würde es mir reichen, Aufgaben unterscheiden zu können, die erledigt sind,  die auf jemand oder etwas warten oder noch komplett vor mir liegen. 
  • Kategorie / Projekt /  Unteraufgaben / Ort: Eine oder mehr Möglichkeit zusammengehörende Aufgaben zu gruppieren sind bei umfangreicheren Listen Gold wert.
  • Startdatum: Wenn es sinnlos ist, eine Aufgabe vor einem gewissen Tag zu berücksichtigen, nervt es, diese nicht ausfiltern zu können.

Darf's etwas mehr sein? 

Ja! Zum Glück ist der Kreativität der Software-Produzenten kaum Grenzen gesetzt. Manchmal ist es nur zu viel für das arme Smartphone. Statt zu arbeiten wartet man dann auf die App. Oder eine Funktion lässt sich mit einer anderen App auch machen, z.B. Erinnerungen im Kalender. Wenn Sie etwas attraktives sehen, probieren Sie es, wenn Sie Zeit dafür übrig haben!

Los geht's!

Machen Sie sich Ihre Checkliste und gehen Sie auf die Jagd. Oder lassen Sie sich von mir in diesem Blog begleiten.

*Absatz ergänzt 27.9.2015

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen