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16. Januar 2016

Task Coach: Aufgaben sicher auf allen Betriebssystemen

Anwendungen zur Aufgabenverwaltung gibt es wie Sand am Meer. Wenn man eine braucht, die auf verschiedensten Geräten arbeitet, wie Windows-PC, Mac und Android-Smartphone, werden die Kandidaten schon weniger. Wenn man dann noch seine Daten nicht in einer beliebig unsicheren Cloud verwalten will, sondern verpflichtet ist diese z.B. in der Unternehmens-Infrastruktur zu behalten, bleibt nur noch eine Wahl: Task Coach.

Flexibilität mit Sicherheit

Diese kostenlose Opensource-Applikation ist die einzige, die ich gefunden habe, bei der die Aufgaben weitgehend in einer Datei gehalten werden, die auf allen Betriebssystemen genutzt werden kann. Man muss also bei Wechsel zwischen Geräten nur die Datei weiterreichen. Man kann Sie sich z.B. per sicherer Email zuschicken oder sie in einem von allen Geräten zugänglichen Speicher ablegen. Unter Umständen muss man dabei auf Anhänge an den Aufgaben verzichten, denn diese werden außerhalb der genannten Datei abgelegt. 
Sollten Sie bei der Bearbeitung von Aufgaben lange Reaktionszeiten erleben, probieren Sie einen schnelleren Speicher für die Datei aus. Die Anwendung schreibt wohl sehr häufig in die Datei. Bei mir war z.B. der Unterschied zwischen USB-Stick und eingebauter Festplatte enorm.
Keys von Christian Dembowski lizenziert nach CC BY-NC-ND 2.0

Bedienung des Desktop

Für mich war die Bedienung etwas gewöhnungsbedürftig und verglichen mit anderen wohl der Preis für die Plattform-Flexibilität und Datensicherheit. Wie nicht anders zu erwarten gibt es auch plattformbedingte Unterschiede, aber die fallen kaum auf. So ist es unter Windows ein leichtes eine Email so in eine Aufgabe zu verwandeln, dass Betreff, Text etc, sinnvoll übernommen werden. Auf dem Mac dauert das zumindest so lange, dass ich das bald gelassen habe. 
Positiv hebt sich Task Coach von anderen ab mit 

  • einer Reihe von vordefinierten Ansichten
  • Unterstützung von Zeit-/Geldbudgets für Aufgaben 
  • eingebaute, optionale Aufwandserfassung pro Aufgabe. 

Letzteres zielt eindeutig darauf ab Freiberuflern und anderen das Leben zu erleichtern, die Stunden kontieren müssen.

Unterwegs mit Android

Der Android-Client ist die rudimentäre Einzelleistung eines Nutzers, reicht aber, wenn man vor allem mal schnell etwas nachschauen oder notieren will. Leider merkt sich die App kaum den letzten Zustand, d.h. die eben eingestellte Ansicht muss all zu schnell wieder von neuem eingestellt werden. Auch die Hierarchie der Kategorien der Desktop-Software erkennt die App nicht. Am PC reicht es z.B. nach der übergeordneten Kategorie zu filtern, um auch alle Aufgaben zu erfassen, die nur den zugehörigen Unterkategorien zugeordnet sind. Unter Android muss man jede Kategorie einzeln abklappern.

Wer mit seinen Aufgaben zwischen vielen verschiedenen Geräten sicher wechseln will, für den ist Task Coach eine brauchbare Wahl. Mit weniger speziellen Anforderungen gibt es leichter zu handhabende Alternativen

28. Dezember 2015

Nine: Die beste Email-App für Exchange auf Android

Wenn Sie auf der Suche nach einer wirklich guten Email-App für Microsoft Outlook auf Android sind, müssen Sie sich Nine anschauen. Was ich bei anderen Apps bemängelt habe, bietet Nine - plus Bonus-Überraschungen.

Vorweg der in meinen Augen einzige Nachteil: Nine beherrscht nur ActiveSync/Exchange. Für POP-, IMAP- und andere Konten müssen Sie weiterhin z.B. die Gmail-App verwenden. Aber diese Aufteilung per App kann einem auch helfen sich besser auf das jeweils wichtige zu konzentrieren.
Nach einer kostenlosen Testphase von zwei Wochen, sind derzeit gut 9€ für Nine fällig. Damit erkauft man sich u.A. die Herrschaft über die Daten. Der Anbieter muss sie nicht irgendwie zu Geld machen, um zu überleben. Alles bleibt auf dem Smartphone - keine Gefahr für die Unternehmensdaten. Und die nutzbare Display-Fläche wird nicht durch Werbung reduziert.
Apropos Sicherheit: Wenn gewünscht, kann Nine mit einer eingebauten PIN-Sperre gegen Unberechtigte gesichert werden. Das kann sogar der Exchange-Administrator mit seinen Sicherheitseinstellungen fernsteuern. Außerdem bietet Nine die Möglichkeit seine Email-Daten auf dem Gerät zu verschlüsseln.

Sinfonie für Email, Kalender und Aufgaben

An der Darstellung der Emails gibt es nichts auszusetzen. Selbst Einladungen verraten auf den ersten Blick den Zeitraum und mit einem Fingertipp wechselt man in die bevorzugte Kalender-App und sieht sie auch dort. Nine ist auch endlich eine App, die Emails in Termine, Einladungen oder Aufgaben verwandeln kann. Liegt das an Exchange oder warum bietet beides sonst keine App?
Nine soll nicht nicht nur Emails sondern auch Einladungen verschicken können. Dass mir das noch nicht gelungen ist, mag an meiner Google Kalender-App liegen. Sie können ihre Kalender-App auch immer direkt über die Navigation von Nine erreichen und so auch sehen wann Sie überhaupt Zeit haben.
https://pixabay.com/photo-217896/

Besser Emailen

Und mein Traum von Email geht noch weiter: Man kann VIP-Absender definieren und wird über hereinkommende Emails von diesen benachrichtigt. Man kann sich sogar Ruhezeiten von davon gönnen, um z.B. nicht mitten in der Nacht aufgeschreckt zu werden. Falls doch, der Nachtmodus weiß auf dunkelgrau ist ganz hilfreich, wenn man deswegen mal im Dunkeln tippt. ;-) 
Die Konversationsansicht von Nine funktioniert tadellos, effektiv, wenn auch für mich etwas ungewohnt. Vom Posteingang wechselt man durch Tippen auf die Nachricht erst in einen Überblick. Dieser zeigt einem nur die Anfänge der Nachrichten in der Konversation. Das reicht aber durchaus um die ersten zwei bis vier Zeilen zu lesen. Mit Auswählen eines dieser Anfängen kommt man dann in die jeweilige Email. 
Aufgaben funktionieren wie in Outlook und auch das Kennzeichnen zur Nachverfolgung. Allerdings kennt Nine da nur Termine und Erinnerungen setzen und keine unterschiedlichen Markierungen wie Lesen, Anrufen etc.

Testen - Kaufen

Zum Schluss noch ein Tipp für Ihren eigenen Test: Schalten Sie solange die Synchronisation anderer Email-Apps für die Konten aus, die Sie in Nine nutzen. Als ich mein Konto parallel in Gmail synchronisierte, brauchten die beiden unheimlich viel Energie. Sobald ich die Gmail-Synchronisation schlafen gelegt habe, war alles wieder normal.
Fazit: Wenn Nine auch noch POP und IMAP beherrschen würde, wäre es unschlagbar. So ist es eine ganz heiße Kaufempfehlung für Leute, die mit Microsoft Outlook/ActiveSync/Exchange arbeiten. 

6. Oktober 2015

Ohne App: Zuhören

Das Thema ist zwar nur verwandt mit dem dieses Blogs und die Jungs von Flow-Finder haben einen anderen Stil, trotzdem: Ihr "Wie du das Vertrauen anderer gewinnst!" nennt einiges Wichtiges, das über "Anschauen" und "Telefonlaute" weit hinaus geht.

Wie ich dort auch schon kommentiert habe:
Ich habe das so ähnlich in Stephen R. Covey „The 7 habits of highly effective people“ kennengelernt unter „Paradigms of Interdependence“ und „Habit 5: Seek first to understand, then to be understood“.
Ist immer noch nicht einfach, aber hilft auch wenn man es nur ein wenig besser macht.

Viel Erfolg damit!

7. September 2015

Outlook-Kalender auf Android: Geht so

Egal ob Sie Ihren Kalender dazu nutzen Ihre Arbeit oder deren Unterbrechungen zu planen (vgl. The Chokehold of Calendars) eine Android-App sollte wenigstens eine mobile Krücke neben dem Alleskönner Outlook zu sein. Was muss so eine App können und welche bieten das?

Unterwegs mit dem Kalender arbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie sind nur mit Ihrem Androiden unterwegs und jemand will einen Termin mit Ihnen vereinbaren. Dann brauchen Sie:
  • eine leicht verständliche Übersicht über alle Termine und freien Zeiten eines Tages
  • alle Details eines einzelnen Termins, um z.B. zu überprüfen, wer bei einer Einladung zugesagt hat
  • einfaches Anlegen eines neuen Termins
  • Anzeigen eines Termins, zu dem Sie per Email eingeladen werden
  • Ihre Termine sollen nicht in die Cloud, sondern auf dem Firmen-Server und Mobiltelefon bleiben. (Das ist schwer zu beurteilen!)

Hilfreich ist auch eine Anzeige Ihrer Termine auf der Oberfläche Ihres Androiden in einem Widget, um schnell mal zu sehen, was als nächstes ansteht. Da Sie das außer mit einem Widget der Kalender-App auch mit der Google-App oder eigenständigen Widgets erreichen können, wie Antons Kalender-Widget, habe ich das als Anforderung an die Kalender-App weg gelassen.

Apps mit denen man Arbeiten kann

Kalender-Apps gibt es fast wie Sand am mehr. Ich muss mich hier darauf beschränken, die besten mir bekannten zu charakterisieren. Einige, die ich auch ausprobiert habe, lasse ich weg, weil sie in wesentlichen Punkten hinter die genannten zurückfallen. 
Samsungs S-Planner, den man nur auf ihren Geräten bekommt, schwächelt eigentlich nur in der Listenansicht. Bei meinem Gerät springt Sie anscheinend bei jeder Synchronisation wieder zum aktuellen Zeitpunkt. Ein paar Termine neu zu arrangieren wird damit ätzend, da man nach jeder Änderung erst wieder bis zum nächsten zu ändernden Termin blättern muss. Ausserdem ist das Design recht angestaubt.
Business Calendar 2 ist guter Ersatz für die Samsung-App, aber auch nicht mehr.
DigiCal kann zwar einer Menge, aber eine übersichtliche, auf den ersten Blick eingängige Darstellung fehlt leider.
Today Kalender ist fast perfekt, nur zwei Macken nerven: Er zeigt nicht mal den richtigen Tag an, wenn er von einer Einladung in Gmail aus aufgerufen aufgerufen wird, und ich haben keine Antwort auf irgendeine meiner Support-Anfragen bekommen. Was nicht heißt, dass der Support bei den anderen hier genannten besser ist. Da habe ich keine Erfahrungen.
Und damit lande ich beim Google Kalender. Damit kann man arbeiten und ein paar nette Spielereien entlocken mir immer mal wieder ein Lächeln. So etwa wenn Termine mit Ortsangaben mit dem passenden Kartenausschnitt unterlegt werden, Geburtstage mit -torten und mein „Laufen“ mit einem Turnschuh. Aber es gibt auch hier Defizite. So bleiben bleibt bei mir die Terminübersicht für gewisse Zeit ohne Zeitangaben, was mich zum eiligen Wechsel in die Tagesansicht zwingt. Außerdem erlebe ich immer wieder Abstürze, wenn ich bestimmte Exchange-Termine zum Ändern öffne.

Google Android von Gerwin Sturm lizenziert nach CC BY 3.0

Gut genug, aber nicht perfekt

Wie bei den Email-Apps gibt es auch nicht den perfekten Kalender, aber im täglichen Arbeiten ist der Google Kalender nah genug dran.
Sollten Sie weitere Kalender-Apps kennen, die die genannten Kriterien erfüllen, nennen Sie sie bitte in einem Kommentar. Ich schau sie mir gerne an und nehme sie ggf. hier auf.